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RIO – Embora a digitalização seja uma etapa importante no processo de preservação de documentos impressos, a recuperação da informação contida nestes continua sendo um grande entreve para que algumas instituições recorram a esse expediente. Pensando nisso, um grupo de profissionais da área de tecnologia pensou há 18 anos uma solução que pudesse dar conta desse dilema. Dai surgiu a DocPro Bibliotecas Virtuais, empresa dedicada a encontrar soluções racionais para lidar com o fluxo cada vez mais crescente de informações, não só empresariais, mas pessoais também.

Nascida de um “acidente” nos negócios, a DocPro foi pensada a partir de uma necessidade prática, como explica José Lavaquial, presidente da empresa: “nós tínhamos outra empresa na área de software ERT e veio um cliente de São Paulo para fechar um negócio – nós representávamos uma empresa europeia no Brasil nessa época. Eles vieram à tarde para fechar um negócio e, durante a reunião, foi necessário um documento que tinha vindo por fax especificando detalhes sobre essa transação. Esse documento não foi encontrado e eles foram embora sem assinar o contrato”.

O negócio não se perdeu, mas ficou a lição: “após eles saírem começou aquela discussão interna a respeito de não termos achado o papel. Alguém falou: ‘se esse documento estivesse salvo em um cd nós não tínhamos perdido o negócio’, que era a sensação do momento. Resultado: ‘então amanhã compra um negócio desses para controlarmos nossa documentação’ e na verdade não encontramos nada rápido e fácil para colocar a documentação”.

A partir daí foram iniciadas entrevistas com clientes e conhecidos perguntando exatamente o que um sistema com essa finalidade deveria ter. Cada um deu sua opinião, as quais foram compiladas, servindo para a montagem de um protótipo: a versão 0.9. Como não havia uma documentação real para testar o programa, os novos empreendedores tiveram de fazer uma proposta a um dos seus clientes do ramo de documentos em papel: a nova empresa passaria seis meses organizando a documentação sem cobrar nada por isso.

“Passamos esse tempo evoluindo o produto. Eles aceitaram e quando voltamos para o Rio de Janeiro trouxemos a versão 1.5 e atualmente estamos quase chegando a 8.0”, explica Lavaquial.

A tecnologia

A tecnologia DocPro é uma ferramenta de amplo atendimento, cuja finalidade é pesquisar e encontrar a informação de forma simples e rápida. “Hoje é muito natural você precisar de uma informação para uma prova ou um treinamento e ir ao Google fazer a pesquisa. Isso vale para todos os acervos públicos, mas as pessoas preferem encontrar a informação nos seus próprios acervos e papéis. Não existe uma ferramenta tão simples e ágil como a tecnologia DocPro para achar isso”, esclarece Luciano Cezareto, diretor de marketing da empresa.

O que a DocPro faz é criar bibliotecas inteligentes a partir do material fornecido pelo cliente. Nesse processo as imagens dos documentos, vídeos, microfilmes e arquivos eletrônicos são capturadas e tratadas, incluindo a indexação do texto presente nas imagens. A etapa seguinte é a inserção na “biblioteca” propriamente dita. Como resultado, o cliente recebe seu acervo em forma de imagens e o software de visualização e pesquisas DocReader. Com o software, o cliente pode encontrar seus documentos pesquisando pelas palavras do texto presente nas imagens dos documentos inseridos.

Como explica Cezareto, embora a digitalização seja uma necessidade, o grande objetivo do trabalho desenvolvido pela DocPro é localizar a informação: “no Google nós não nos preocupamos como foi digitalizado e como a informação está por trás. Pesquisamos e encontramos o resultado. Da mesma forma é a tecnologia DocPro. É localizar a informação só que nos nossos acervos e de uma forma muito prática, sem ter pré-requisitos tecnológicos ou estruturais para isso funcionar”, explica o diretor de marketing, acrescentando que com a infraestrutura que o cliente tem em seu computador, os resultados são imediatos.

Os clientes

O portfólio da DocPro inclui empresas destacadas, como a Rede Globo, Petrobrás e Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Biblioteca Nacional (BN). Nesta última foi realizado um amplo trabalho de digitalização de uma série de periódicos como, por exemplo, o Jornal do Brasil. Hoje a Hemeroteca da BN disponibiliza aproximadamente 17 mil edições digitalizadas do JB, resultado do trabalho da DocPro.

De acordo com Lavaquial, no caso do projeto de digitalização dos periódicos da BN, a DocPro desenvolve algo em torno de 100 mil páginas por dia de processamento: “poucas instituições e empresas tem uma capacidade de processo nesse volume e com nível de organização”, se orgulha.

Clique aqui para ler integralmente as entrevistas que compuseram essa matéria.

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